Gestión estratégica para Directivos en situación de crisis en 3 claves

Entrada original publicada en concepcioncampos.org

Cuando el 14 de marzo se declaraba el estado de alarma como consecuencia de la pandemia generada por el Covid-19, las personas responsables de distintas organizaciones públicas (también las privadas), con puestos o funciones directivas pusieron a prueba sus capacidades y competencias para la gestión de crisis, para mantener el funcionamiento básico de sus instituciones y garantizar la continuidad de su actividad en un entorno hostil, incierto y completamente novedoso.

En este caso la crisis ha tenido unas claves muy concretas, marcadas por el confinamiento y la necesidad de minimizar el riesgo de contagio, pero en general, las claves para gestionar  una crisis desde la óptica de las personas directivas son muy comunes, partiendo de una premisa fundamental: el conocimiento en profundidad de nuestra organización. Para ello pueden agruparse las líneas estratégicas en los procesos, recursos y organización.

1.- Gestión de procesos

Es preciso diagramar cuáles de nuestros procesos son neurálgicos y vitales, analizando las condiciones generales para su prestación, y adoptando las medidas necesarias para la adaptación, en su caso, a las nuevas circunstancias, fijando, en todo momento los requisitos para su mantenimiento, y adaptándolos en cada caso.

En el caso de esta pandemia, la relevancia que ha adquirido la administración electrónica (a la fuerza ahorcan) ha obligado a una revisión integral de los procesos, y las circunstancias de confinamiento y aislamiento social han situado en el eje de la continuidad de los servicios a la administración electrónica, aunque se trataba de una obligación legalmente establecida con plazos de entrega parciales (como siempre magnífica técnica legislativa). En este punto recordar que la continuidad de esa actividad ha sido posible, en gran medida, gracias a la implantación del teletrabajo, para el que muchos no estaban preparados, y donde las habilidades directivas han sido un pilar fundamental. 

2.- Gestión de recursos

Asumir la dirección en un entorno crítico exige la gestión de recursos de todo tipo, pero básicamente se pueden concentrar en recursos humanos, tiempo y recursos económicos

2.1.- Gestión de personas

Porque las personas son la pieza clave en cualquier ámbito, y las personas directivas deben tener claro que si el equipo no funciona, el castillo de naipes se caerá en plena crisis, con las correspondientes consecuencias. Personas tanto como clientes internos, donde resulta preciso recurrir a todos los medios a nuestra disposición para cohesionar a las personas orientadas al mantenimiento de los servicios, verificar su nivel de preparación y realizar los reajustes que correspondan, sobre la base de la inteligencia emocional. Por ejemplo, en la crisis Covid19 la capacitación en competencias digitales ha sido fundamental, pero también la atención a las personas, a sus inquietudes, miedos y preocupaciones. Pero también clientes externos, la ciudadanía en su conjunto, a la que hay que informar y explicar el estado de situación, las medidas qué se toman y qué se espera de ellas.

2.2.- Gestión del tiempo

Dicen que los datos son el oro líquido del S XXI, en mi opinión, el verdadero tesoro en los tiempos actuales es el tiempo. Por eso, hay que poner en valor la brevedad (y la claridad) en las reuniones, en la comunicación, evitando los tradicionales ladrones de tiempo. Y para ello también es importante que cada una de las personas tenga clara cuál es su función, los objetivos que debe alcanzar y no caer en el «sálvese quien pueda», de la de la desorganización. Y por supuesto, NO procrastinar, pues en escenarios de crisis la gestión del tiempo requiere agilidad y rapidez para dar respuesta a las problemáticas que se planteen, en muchos casos, para ayer. 

2.3.- Gestión económica

Porque cuando se habla de gestión en pocas ocasiones se habla del “vil metal”, de los recursos económicos, siempre limitados por las disponibilidades presupuestarias y marcadas por los controles y auditorías. Y es que sin recursos económicos es difícil, en ocasiones, adoptar las medidas necesarias para avanzar en la gestión, por muchas habilidades directivas que se tengan, pensemos, por ejemplo, en las masivas adquisiciones de equipos informáticos que se ha realizado durante el estado de alarma para permitir el teletrabajo….

3.- Gestión de la organización

Como decíamos lo principal es conocer nuestra organización y para ello la comunicación, es clave, porque en tiempos inciertos, todo el mundo de tener la información que necesita para desempeñar sus funciones, con quién tiene que hablar, cómo se organiza, en definitiva, comunicación. Pensemos en los múltiples grupos de Telegram o Whatsapp que se crearon durante el confinamiento y que han demostrado su gran utilidad, comunicación que debe extenderse también a los usuarios de los servicios.

Pero comunicación también para transmitir los valores de la entidad, la posición que adopta en la situación de crisis y cuál es su línea de acción, que deberá ajustar todos los recursos disponibles.

Gestionar en tiempos de (futuras) crisis

A pesar de que nos encontremos en la era de la información, de la Iot, Inteligencia Artificial, de los datos abiertos, las crisis llegan sin avisar como el cisne negro y aunque ahora son muchos los que con visión retrospectivas aporten soluciones mágicas, lo difícil es ser capaz de reaccionar sobre el terreno, con agilidad, resiliencia, eficacia y la seguridad que las circunstancias lo permitan, con dotes de liderazgo

Por ello, ante una situación de crisis la gestión estratégica por parte de las personas directivas requiere dos grupos de acción, el primero que dispongan de las competencias asociadas a la dirección, competencias de distinta naturaleza, pero que se pueden concentrar en competencias digitales y las conocidas como soft skills,  y, por otra, contar con un plan de contingencia, en el que hayamos diseñado el mapa de procesos clave, el personal esencial para el mantenimiento de los servicios, y la dotación de recursos económicos para, en su caso, hacer frente a ellos.

Todo ello sin olvidar que las personas son el centro de todo, y deben condicionar todas las decisiones que se adopten en la gestión del tiempo, en la revisión y adecuación de procesos, en la racionalización de los recursos, en la comunicación, etc., más allá del entorno tecnológico (como decíamos aquí Si no cuidamos a las personas de nuestra organización quizás en la próxima crisis no se consiga una respuesta tan positiva.

NOTA: sobre esta cuestión he tenido el honor de participar en un webinar de ADEIT al que podéis acceder en el siguiente enlace

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